1．利用条件
原則下記の時間内で、研修ないし体験活動を目的とした5名様以上の団体様でのご利用が可能です。
①日帰り利用 9:00～16:00までの6時間程度のご利用
②宿泊利用 24時間程度のご滞在
宿泊利用時は、入所日は9:00から、退所日は16:00までご利用できます。
定員は日帰り利用で200名以内、宿泊利用時は158名以内です。
※初めて当所を利用される方は、フォームまたはお電話にてご相談下さい。
※ご利用時間は、他の施設利用の状況によって、予め変更をお願いする事がございます。
【新型コロナウイルス感染防止策】
施設を利用される方に、新型コロナウイルス感染拡大防止へのご協力をお願いしております。
こちらの感染拡大防止策をご確認頂き、各施策にご理解ご協力頂きます様お願い致します。
2．利用料金
利用料金はご利用料金一覧表の通りです（クリックで拡大）
下記の方は料金の減免措置により無料または減額となります。
・身体障碍者手帳、療育手帳、精神障碍者保健福祉手帳の保有者（無料）
・上記の介護者の方1名（無料）
・宿泊利用時に、宿泊客の内7割以上を常陸太田市民が占める時（下表の内容で減額）
減免対象となる場合、「利用申込書兼利用料金減免申請書」に必要事項をご記入の上ご提出願います。
※右の（XLS）アイコンをクリックすると、PC等にファイルを保存出来ます。
※ご提出前に、ご利用者の内訳等を確認するため、窓口までお知らせ下さい。
3．利用の申し込み
利用の申し込み方法は、学校（宿泊学習・校外学習）と団体（合宿利用・研修利用など）で一部が異なります。
下記のAまたはBの実施後に、4．事前打ち合わせを行います。
新規での学校利用の申し込みにつきましては、担当者までご相談下さい。
A．学校（宿泊学習・校外学習）利用時
学校（宿泊学習・校外学習）でのご利用時は下記に従って進めます。
毎年、下記の要領で日程調査及び研修会を行いますので、ご協力願います。
A1．宿泊学習日程調査票送付：前年度の10月中旬
前年度の利用実績に基づき、各学校に宿泊学習日程調査票を送付します。
この調査票に、ご希望の日程や体験活動などを記入して返送して頂きます。
A2．日程割り当てと通知：前年度の12月下旬
学校から返送された宿泊学習日程調査票に基づき、当所にて日程を割り当てます。
確定した日程を郵送にて各学校に送付します。
B．団体（合宿・研修等）利用時
団体でのご利用時は、下記に従って手続きをお願いします。
B1．予約前の利用確認：入所日の2か月前まで（目安）
お問い合わせの前に、ご希望の日程の予約状況をご確認願います。
その後、利用確認申込フォームに記入してお送り頂くか、電話またはFAXで次の項目をお知らせ下さい。
①ご利用目的
②ご利用日時
③男女別人数
④責任者氏名
⑤ご連絡先
B2．空き状況の確認と回答
担当者にて施設及び設備の予約状況を確認し、お問い合わせ後3営業日以内に予約の可否を回答します。
この時点で予約可能であれば、そのままご予約を確定します。
【予約受付開始日】
8月のご利用のみ1年前からご予約を受け付けます（例：希望日が8月1日の場合、1年前の8月1日9時から開始）
8月を除く5月～11月の間は、同じ年の2月1日からご予約が可能です。
なお、当所の主催事業等の開催予定により、ご予約をお受けする事が出来ない場合がございます。
4．事前打ち合わせ：入所日の1か月前まで
宿泊や食事、体験活動を伴う団体様のご利用時は、事前打ち合わせをお願いします。
予め下記の内容をまとめた「団体日程表（案）」を作成し、事前打ち合わせ時にご提出下さい。
・利用日程
・利用者の人数、年齢
・利用内容（日帰り／宿泊の2通り）
・活動内容（体験活動／創作活動／野外炊飯、晴天時／雨天時）
・その他ご要望 等
担当者が内容を確認し、施設の概要、利用上の注意事項、提出書類等を説明します。
活動内容や施設の利用状況によって、お持ち頂いた案が変更になる場合があります。
※初めて当所をご利用される団体様は、利用内容に関わらず事前打ち合わせは必須です。
※事前打ち合わせの日時は、団体様から希望日をお電話にてご連絡ください。
5．書類の提出
下記に示す期限までに、申し込みに関する書類をメールまたは書面でご提出願います。
各書類の（XLS）アイコンをクリックすると、PC等にファイルを保存出来ます。
※書類毎に提出期限が異なりますのでご注意下さい。
※提出期限を過ぎた場合、各種手配がご希望に沿えない場合がございます。
(a) メールで提出する時
申し込み書類（ファイル）を添付したメールを下記アドレス宛に送信して下さい。
ho.nishiken☆gmail.com（☆は@に置換）
(b) 書面で提出する時
印刷した申し込み書類に必要事項を記入してご持参頂くかFAXで送信願います。
事前打ち合せ時 または 入所日1か月前までに提出
1）利用申込書
この「利用申込書（兼利用料金減免申請書）」は必ずご提出下さい。
「利用申込書」を受領して初めて正式なご予約となります。
・申込日は入所日の1か月前を目安にご記入下さい。
・印刷して提出する時はボールペン等で記入して下さい（鉛筆不可）
・代表者印は不要です。
・男女別人数及び合計人数を記入して下さい。
・構成別人数は引率者と児童等で分類して記載して下さい。
・住所は申請者に応じて次の様に記入して下さい。
学校（部活動・同好会）、企業、公民館、教育委員会主催の場合＝所在地
部活動、同好会の場合＝所属する団体の所在地
子ども会、青年会、サークル等の場合＝責任者の住所
【日帰り利用時】
次の方も利用者として記載して下さい。
何れも食事される場合には施設利用料を頂きます。
活動援助のため来所の先生
送迎のために入室する保護者の方
【宿泊利用時】
利用者の一部で、利用形態や利用日数が異なる場合は、その詳細を備考欄に記載して下さい。
■ 団体日程表（案）
利用申込書と併せて、団体日程表（案）をご持参願います。
事前打ち合わせで活動内容を確認し、必要な手続きを説明します。
入所日の2週間前までに提出
2）アレルギー調査票
該当者についてのみ記入して下さい。
4）野外炊飯注文票
確定した食数を記入して下さい。
班編成についても必ずご記入下さい。
5）パン・ジュース等注文票
6）その他利用申請書
確定した個数を記入して下さい。
ご希望の種類等に○印を付けて下さい。
8）利用者名簿
20歳以上の方の年齢は記載不要です。
9）アルコール注文票
20歳以上の方のみご注文頂けます。
入所日までに提出
■ 団体日程表 及び 研修要項（しおり） 各1部
研修目的及び内容等が記載された書類（しおり）※を1部ずつ提出して下さい。
※事前打ち合わせ以降に内容が確定したものとなります。
6．利用案内の確認：入所日まで
利用にあたっての注意事項など、ご利用に関する情報をPDFファイルにまとめました。
西山研修所利用案内（PDF）アイコンをクリックして、PDFファイルを保存できます。
このPDFファイルの内容に沿って、当所担当者が事前打ち合わせを進めます。
7．入所受付
入所時に下記の手続きをお願いします。
① しおり提出と受付
② 利用人数・利用日程の確認
③ カギ・貸与品の引き渡し
④ その他利用申請書の提出・受付（コピー機・洗濯機等利用時）
⑤ オリエンテーション（説明動画）
⑥ 利用代金の清算（日帰り利用時／宿泊利用時）
8．退所手続
施設利用最終日の朝8時45分以降に退所手続きをお願いします。
① 宿泊部屋や利用した器具類の清掃完了の確認
② アンケートの記入・提出
③ カギ・貸与品の返却
④ 利用代金の清算（宿泊利用時／未精算時）
※早朝等の時間外での退所をご希望時は、前日の17時までに事務室にお知らせ下さい。
【 ご注意 】
サービス改善と満足度向上のため、必ずアンケートをご記入・ご提出下さいます様お願い致します。